Política de Privacidad de Updesk

Versión 1.0 — Vigente desde el 28 de septiembre de 2026

Responsable: HELPTIC SOLUCIONES TECNOLÓGICAS SpA
RUT: 78.330.876-2
Domicilio: Avenida Presidente Kennedy 7440, Oficina 701, Vitacura, Santiago, Chile
Representante legal: Augusto Patricio Catalán Villalobos
Contacto para datos personales: legal@helptic.cl

1. Quiénes somos

Updesk es una plataforma de mesa de ayuda y gestión de servicios tecnológicos, operada por HELPTIC SOLUCIONES TECNOLÓGICAS SpA ("Helptic").

Esta política explica cómo tratamos los datos personales de las personas que usan Updesk y de quienes se comunican con nosotros. Complementa los Términos y Condiciones y el Anexo de Tratamiento de Datos.

2. Dos papeles distintos

Cuando Helptic es Responsable del Tratamiento. Sobre los datos de las cuentas de nuestros clientes: quién se registra, quién inicia sesión, los datos de contacto y de facturación, los registros de acceso y la evidencia de aceptación de términos. Esta política trata de estos datos.

Cuando Helptic es Encargado del Tratamiento. Sobre los datos que cada cliente incorpora a su mesa: sus solicitantes, el contenido de los tickets, correos y archivos adjuntos, el inventario de equipos y los datos importados desde su directorio corporativo. En esos casos el cliente decide para qué se usan y es el responsable ante los titulares; Helptic los trata sólo por su encargo, conforme al Anexo de Tratamiento de Datos. Si usted es solicitante de una empresa que usa Updesk y quiere ejercer sus derechos, diríjase primero a esa empresa.

3. Qué datos tratamos y de quién

Titulares: las personas que crean o administran una cuenta de Updesk, los usuarios de esas cuentas (agentes y administradores), las personas que contratan y pagan el servicio, y quienes nos escriben por soporte o por temas legales.

Categorías de datos:

Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, cargo si se informa, y la contraseña, que no se guarda en texto plano: se almacena sólo su hash, calculado con un algoritmo criptográfico seguro, y nadie en Helptic puede leerla. Si inicia sesión con Google o Microsoft, recibimos de ese proveedor su nombre, correo y, cuando corresponde, foto de perfil; nunca su contraseña.
Datos de facturación: nombre o razón social, RUT, dirección y correo de facturación. Los datos de la tarjeta los recibe y guarda el operador de pagos; Updesk conserva sólo la marca y los últimos cuatro dígitos para mostrarlos.
Datos de uso y seguridad: registros de acceso y de acciones dentro de la plataforma, dirección IP, tipo de navegador y sistema operativo, e identificadores de sesión.
Evidencia de aceptación: versión y huella del texto aceptado, fecha y hora, IP y navegador.
Comunicaciones: lo que nos escribe por soporte o por temas legales.

Updesk no requiere datos sensibles para su funcionamiento general. Si un cliente o sus solicitantes los incorporan a un ticket, se tratan como parte de los datos del cliente, conforme a la sección 2 y al Anexo de Tratamiento de Datos.

4. Para qué los usamos y con qué base legal

Crear y operar las cuentas y prestar el servicio contratado, incluido el soporte técnico y las comunicaciones operativas (verificación de correo, recuperación de contraseña, avisos de la cuenta, de límites del plan y de cobro). Base: la ejecución del contrato con el cliente, o las gestiones previas a contratar que la persona solicita.
Iniciar sesión con Google o Microsoft. Base: la ejecución del contrato, a solicitud de la persona, que elige esa opción.
Cobrar el servicio, emitir documentos tributarios y conservar la información contable. Base: la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales, tributarias y contables.
Mantener la seguridad, prevenir fraude o abuso, llevar registros de auditoría y conservar la evidencia de aceptación. Base: el interés legítimo de Helptic en proteger la plataforma, a sus clientes y sus propios derechos, sin afectar los derechos de los titulares.
Mejorar el servicio a partir de información agregada o anonimizada. Base: el interés legítimo de Helptic. Esta información no permite identificar a personas.
Cumplir requerimientos de autoridades y tribunales. Base: el cumplimiento de obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. Si en el futuro enviamos comunicaciones comerciales, será con su consentimiento, que podrá retirar en cualquier momento.

5. Con quién los compartimos

Sólo con proveedores que necesitamos para operar el servicio (Subprocesadores), bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. La lista actualizada, con la función de cada uno y dónde procesa, está en Subprocesadores.

Cuando un cliente usa las funciones de inteligencia artificial, el contenido necesario para cada una —por ejemplo, el texto de un ticket— se envía a los proveedores de modelos de inteligencia artificial, a través de Vercel AI Gateway, sólo para obtener el resultado solicitado.

También podemos entregar datos cuando lo exija la ley o una resolución judicial.

6. Transferencias fuera de Chile

Parte del tratamiento ocurre fuera de Chile: la base de datos y la aplicación se alojan en São Paulo, Brasil, y otros proveedores procesan datos en los países que indican en sus propias políticas. Estas transferencias se realizan mediante los mecanismos que permite la legislación aplicable, como el destino a países con un nivel adecuado de protección o las garantías contractuales de confidencialidad y seguridad con cada proveedor. El detalle actualizado está en Subprocesadores.

7. Cuánto tiempo los guardamos

Mientras la cuenta esté activa. Al término del servicio, los datos operacionales se eliminan o anonimizan según la cláusula 14 de los Términos y Condiciones: 15 días corridos para que el cliente exporte su información, y hasta 90 días adicionales mientras rotan los respaldos. Conservamos por más tiempo sólo lo que la ley exige o lo necesario para defender derechos, como la evidencia de aceptación, los registros de auditoría y los datos de facturación, durante los plazos legales que correspondan.

8. Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo: cifrado en tránsito, contraseñas almacenadas sólo como hash, verificación en dos pasos, control de acceso por roles, separación lógica entre clientes, registros de auditoría y respaldos. Ningún sistema es completamente seguro; si ocurre un incidente que afecte datos personales de manera relevante, lo informaremos conforme a la ley.

9. Sus derechos

Usted puede ejercer los derechos que le reconoce la legislación vigente sobre protección de datos personales, incluyendo los de acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y bloqueo, en los términos y con las excepciones que la ley establece.

Escríbanos a legal@helptic.cl indicando su nombre, la solicitud y un medio para contactarlo. Podremos pedirle información adicional para verificar su identidad. Responderemos dentro del plazo que fija la ley.

Si considera que no hemos atendido su solicitud conforme a la ley, puede recurrir a la autoridad de protección de datos o a los tribunales competentes.

10. Cookies y almacenamiento en el navegador

Usamos sólo lo necesario para que la plataforma funcione: la cookie de sesión, que mantiene la sesión iniciada; cookies de preferencias, como el modo del menú lateral o la mesa activa; y el almacenamiento local del navegador para recordar, por ejemplo, un aviso cerrado. No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros.

11. Cambios a esta política

Cada versión de esta política indica su número y fecha de vigencia. Si un cambio es relevante, lo avisaremos por correo o en la plataforma antes de que rija. La versión vigente está siempre en https://updesk.cl/privacidad.

12. Contacto

Para consultas sobre esta política o el tratamiento de sus datos:

HELPTIC SOLUCIONES TECNOLÓGICAS SpA
Correo: legal@helptic.cl