Anexo de Tratamiento de Datos de Updesk

Versión 1.0 — Vigente desde el 28 de septiembre de 2026

Este Anexo forma parte de los Términos y Condiciones de Updesk y rige el tratamiento de datos personales que HELPTIC SOLUCIONES TECNOLÓGICAS SpA, RUT 78.330.876-2 ("Helptic" o el "Encargado"), realiza por cuenta del Cliente (el "Responsable") al prestar el Servicio. Las palabras con mayúscula tienen el significado que les dan los Términos.

1. Objeto

Helptic trata datos personales por cuenta del Cliente únicamente para prestarle el Servicio Updesk: recibir, registrar, organizar, mostrar, notificar y resolver las solicitudes de su mesa de ayuda; mantener su inventario de equipos y su mapa de servicios; y las demás funciones del plan contratado.

2. Duración

Este Anexo rige mientras el Cliente use el Servicio y, después de su término, durante el plazo de devolución y eliminación de la cláusula 10.

3. Finalidad

Los datos se tratan sólo para prestar, mantener, proteger y dar soporte al Servicio, y para cumplir las instrucciones documentadas del Cliente, que son las que da al configurar y usar la plataforma. Helptic no trata estos datos para fines propios, no los vende y no los usa para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios.

4. Tipos de datos

Según lo que el Cliente incorpore o permita procesar:

datos de identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, cargo, área y organización;
contenido de las solicitudes: textos de tickets, correos, mensajes, notas y archivos adjuntos;
datos del inventario de equipos: nombre del equipo, usuario asignado, direcciones IP, software instalado y datos técnicos;
datos importados desde directorios corporativos (Active Directory o LDAP);
registros de actividad dentro de la plataforma.

Updesk no requiere datos sensibles. Si el Cliente o sus solicitantes los incorporan, el Cliente debe contar con una base de licitud para hacerlo, y Helptic los trata con las mismas medidas de este Anexo.

5. Categorías de titulares

agentes, administradores y demás usuarios del Cliente;
solicitantes y contactos del Cliente, sean trabajadores, clientes o terceros;
personas asignadas a equipos del inventario;
personas cuyos datos aparezcan en el contenido de las solicitudes.

6. Obligaciones de Helptic como Encargado

Helptic se obliga a:

tratar los datos sólo conforme a las instrucciones documentadas del Cliente, y avisarle si una instrucción le parece contraria a la ley;
que las personas autorizadas para tratar los datos estén sujetas a deber de confidencialidad;
aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas de la cláusula 8;
asistir al Cliente, dentro de las capacidades del Servicio, para responder las solicitudes de los titulares en ejercicio de sus derechos;
notificar al Cliente sin dilación indebida los incidentes de seguridad que afecten de manera relevante sus datos, con la información disponible para que pueda cumplir sus propias obligaciones;
poner a disposición del Cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo;
devolver y eliminar los datos al término del Servicio, según la cláusula 10.

7. Obligaciones del Cliente como Responsable

El Cliente es responsable de:

contar con una base de licitud para los datos que incorpora a Updesk y para las instrucciones que da;
informar a los titulares sobre el tratamiento, cuando corresponda;
atender las solicitudes de los titulares respecto de los datos que trata con Updesk;
configurar y usar la plataforma de acuerdo con la ley, incluidos los accesos que otorga a sus usuarios.

8. Seguridad

Helptic aplica medidas proporcionales a la naturaleza de los datos y a los riesgos del tratamiento, entre ellas: cifrado en tránsito, contraseñas almacenadas sólo como hash, verificación en dos pasos, control de acceso por roles, separación lógica entre clientes, archivos adjuntos en almacenamiento privado con descargas autorizadas, registros de auditoría y respaldos.

9. Otros encargados (subencargados)

El Cliente autoriza a Helptic a contratar a los Subprocesadores listados en Subprocesadores para prestar el Servicio. Helptic les exige obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de este Anexo y responde ante el Cliente por su cumplimiento.

Helptic informará en esa página, con al menos 15 días de anticipación, la incorporación o reemplazo de un Subprocesador. Si el Cliente se opone por motivos razonables relacionados con la protección de datos, las partes buscarán una solución; si no la hay, el Cliente podrá poner término al Servicio conforme a los Términos, sin cargos adicionales por esa causa.

Las transferencias fuera de Chile que impliquen estos Subprocesadores se realizan mediante los mecanismos que permite la legislación aplicable.

10. Devolución y eliminación

Al término del Servicio, el Cliente dispone de 15 días corridos para exportar su información con las herramientas de la plataforma. Luego, Helptic elimina o anonimiza los datos, proceso que puede extenderse hasta 90 días adicionales mientras rotan los respaldos, salvo que la ley exija conservarlos.

11. Prevalencia

En materias de tratamiento de datos personales, este Anexo prevalece sobre los Términos. Si el Cliente y Helptic firman un anexo específico, este prevalece sobre el estándar en lo que regule.

12. Contacto

Para consultas sobre este Anexo: legal@helptic.cl